Sau khi bạn đã xây dựng Đội ngũ hoạt động tốt và sau khi bạn đã thiết lập chuỗi cung ứng sản phẩm & dịch vụ ở cấp độ cao, với quy trình phân phối ổn định, đã đến lúc bạn chuyển sang hệ thống hóa việc quản lý Doanh nghiệp và tận dụng công nghệ để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn. Phần thứ ba của loạt bài bốn phần này sẽ tập trung vào hệ thống hóa doanh nghiệp của bạn và sử dụng công nghệ để giúp việc triển khai dễ dàng hơn.
Đọc thêm Hệ thống hóa doanh nghiệp, đòn bẩy #1 Con người & Đào tạo
Đọc thêm Hệ thống hóa doanh nghiệp, đòn bẩy #2 Cung ứng & Phân phối
Đọc thêm Hệ thống hóa doanh nghiệp, đòn bẩy #4 Thử nghiệm & Đo lường
Hệ thống tiêu chuẩn, quy trình thủ tục và công cụ hỗ trợ là một phần của hệ thống lớn (System), và nếu bạn không văn bản hóa và củng cố các bước trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, hệ thống lớn sẽ bị phá vỡ. Nếu hệ thống của bạn thiếu thông tin đầu vào quan trọng và thiếu đánh giá toàn diện, thì nền tảng của tổ chức của bạn đang bị lung lay.
Nếu tất cả các biện pháp, các bước triển khai và kiến thức chỉ nằm trong tâm trí bạn và không được phổ biến trong đội ngũ của bạn, họ sẽ không thể vận hành các hệ thống cung ứng cho khách hàng của bạn, ở chất lượng sản phẩm dịch vụ và trải nghiệm ở cấp độ cao. Điều đó có nghĩa là tất cả công việc bạn đã làm để đảm bảo bạn có Đội ngũ tuyệt vời và mọi thứ bạn đã làm để đảm bảo việc Cung ứng và phân phối của bạn được cải thiện sẽ bị lãng phí.
Xác định các mục tiêu cần hệ thống hóa
Để bắt đầu, bạn cần thu hẹp trọng tâm hệ thống hóa bằng một vài câu hỏi:
Bạn làm gì hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng?
Bạn làm điều đó bao lâu một lần?
Thời gian thực hiện mỗi công việc là bao lâu?
Điều gì sẽ được coi là một ngày làm việc năng suất và hiệu quả?
Bạn thực hiện từng nhiệm vụ như thế nào?
Tại sao bạn làm theo cách bạn đang làm? Điều gì xảy ra nếu bạn không làm vậy?
Khi bạn đã có ý tưởng về các quy trình và nhiệm vụ chính của mình, thì bạn sẽ thực hiện các câu hỏi trên với thành viên trong đội ngũ của mình. Đó là cách bắt đầu quá trình đưa doanh nghiệp hoạt động mà không cần chủ doanh nghiệp ở đó. Bằng cách hệ thống hóa từng phần về cách thức hoạt động của doanh nghiệp, từ cách trả lời điện thoại của điểm chạm đầu tiên của khách hàng, đến cách nhóm quản lý thực hiện lập kế hoạch và chiến lược, tìm cách đơn giản hóa và hệ thống hóa hoạt động kinh doanh để cho phép tính nhất quán và khả năng dự đoán.
“Hệ thống hóa quy trình, nhân cách hóa ngoại lệ”
Trong giai đoạn này sẽ tài liệu hóa tất cả các hệ thống và thủ tục trong doanh nghiệp. Bắt đầu từ dưới lên, Chủ Doanh nghiệp yêu cầu các thành viên trong đội ngũ viết xuống cách thức họ hoàn thành các công việc, bắt đầu với các nhiệm vụ Hàng ngày / Hàng tuần / Hàng tháng, bắt đầu từ cấp thấp nhất của tổ chức. Đối với những công ty lớn đều đã có sẵn các quy trình, cấu trúc và hệ thống thì việc tiếp theo là cải thiện, điều chỉnh chúng với thực tế và phù hợp với nhu cầu thị trường mới.
Khi hệ thống hóa hệ thống qui trình này và khi tìm cách loại bỏ sự dư thừa, đơn giản hóa các bước và cải thiện việc thực hiện, có nhiều câu hỏi phải được giải quyết.
Các quy trình quan trọng nhất trong tổ chức này là gì?
Quy trình nào trong số những quy trình này nên được cải thiện vì lợi ích của hiệu quả hoặc để phục vụ khách hàng tốt hơn?
Cơ cấu tổ chức của chúng ta gây ra sự kém hiệu quả, thiếu trách nhiệm giải trình, giao tiếp kém, chậm trễ, dịch vụ khách hàng kém và / hoặc vai trò thiếu rõ ràng ở đâu, và như thế nào?
Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện cấu trúc của mình?
Hệ thống và công nghệ quan trọng nhất trong tổ chức là gì?
Điều nào trong số này nên được ưu tiên cao nhất để cải thiện?
Phương pháp hệ thống hóa
Dưới đây là một số cách để ghi lại thông tin đầu vào của bạn trên hệ thống.
- Lưu đồ
- Tài liệu
- Danh sách kiểm tra
- Video
- Âm thanh
- Hình ảnh
- Hệ thống máy tính
Các lĩnh vực trong Doanh nghiệp cần hệ thống hóa
Hệ thống hóa bắt đầu với từng lĩnh vực này:
Hệ thống vận hành văn phòng hàng ngày
-
- Trả lời điện thoại
- Nhận và mở thư
- Mua và bảo trì vật tư, thiết bị văn phòng
- Gửi fax và e-mail
- Giải quyết các nhu cầu giao hàng đến / đi
- Sao lưu và lưu trữ dữ liệu
Hệ thống phát triển sản phẩm
-
- Phát triển sản phẩm và bảo vệ nó một cách hợp pháp
- Phát triển bao bì và nguyên vật liệu thay thế (ví dụ: catalogue)
- Phát triển các phương pháp và quy trình sản xuất
- Xây dựng chi phí sản xuất và quy trình đấu thầu
Hệ thống sản xuất và kiểm kê
-
- Lựa chọn nhà cung cấp
- Xác định bảo hành sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp
- Thiết lập giá sản phẩm hoặc dịch vụ (bán lẻ và bán buôn)
- Thiết lập quy trình sắp xếp lại hàng tồn kho
- Tiếp nhận và lưu kho sản phẩm
- Đối chiếu hàng tồn kho thực tế với hồ sơ kế toán
Hệ thống xử lý và theo dõi đơn hàng
-
- Nhận đơn đặt hàng và ghi đơn đặt hàng qua thư, fax, điện thoại hoặc trực tuyến
- Thực hiện và đóng gói các đơn đặt hàng
- III. Xác nhận thông tin chi tiết trước khi giao dịch vụ hoặc sản phẩm
- Gửi đơn đặt hàng
- Hệ thống quản lý vận chuyển hàng hóa, giao thông và phương tiện
Hệ thống theo dõi phải thu
-
- Hệ thống lập hóa đơn và tài khoản phải thu
- Lập hóa đơn cho khách hàng cho các đơn đặt hàng
- Nhận thanh toán đơn hàng và ghi có cho khách hàng để thanh toán (dù là tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng)
- Giám sát kiểm soát tín dụng và tuổi của tài khoản
- Bắt đầu quy trình thu nợ phải thu đúng hạn
Hệ thống dịch vụ khách hàng
-
- Thủ tục trả hàng để nhận hàng tồn kho và hoàn tiền
- Trả lời khiếu nại của khách hàng
- Thay thế sản phẩm bị lỗi hoặc thực hiện dịch vụ bảo hành khác
- Đo lường chất lượng và tính chuyên nghiệp của cung cấp dịch vụ
Hệ thống theo dõi phải trả
-
- Qui trình thủ tục mua hàng và phê duyệt
- Quy trình thanh lý vật tư và hàng tồn kho
- Tiền lẻ
Hệ thống bán hàng và tiếp thị
-
- Xây dựng kế hoạch tiếp thị tổng thể
- Thiết kế và sản xuất tài liệu quảng cáo
- Phát triển khách hàng tiềm năng và triển vọng chung
- Tạo kế hoạch quảng cáo
- Lập kế hoạch quan hệ công chúng
- Tạo một kế hoạch thư trực tiếp
- Phát triển và duy trì cơ sở dữ liệu
- Phát triển và duy trì một trang web
- Liên tục đo số lượng và nguồn gốc của tất cả các khách hàng tiềm năng
- Phân tích và theo dõi thống kê bán hàng
- Đo lường tỷ lệ chuyển đổi cho từng nhân viên bán hàng
- Đo lường doanh thu trung bình cho mọi thành viên trong đội ngũ bán hàng
- Đo lường tỷ suất lợi nhuận của mỗi thành viên trong đội ngũ bán hàng
Công nghệ có thể giúp hệ thống hóa và đơn giản hóa quy trình của bạn. Kiểm tra hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để quản lý dữ liệu; Hệ thống kế toán và phần mềm tương tự giúp bạn báo cáo tài chính và các công cụ triển khai tiếp thị tự động, giúp bạn giảm thời gian và tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn. Nếu máy tính và hệ thống điện thoại đã cũ và không đủ dung lượng để đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy xem xét nâng cấp. Đầu tư vào ngắn hạn có thể mang lại lợi nhuận lớn trong dài hạn.
Nếu coi việc hệ thống hóa doanh nghiệp là một dự án lớn, thì đúng là thế đấy. Nhưng với sự giúp đỡ của một nhà huấn luyện kinh doanh chuyên nghiệp, bạn có thể chia nhỏ dự án theo các bước hợp lý và logic. Một nhà huấn luyện kinh doanh sẽ không cung cấp cho bạn danh sách các giải pháp (con cá), họ sẽ làm việc với bạn và nhân viên của bạn để tạo ra sự thay đổi có ý nghĩa và cuối cùng cho tổ chức của bạn (cách câu cá). Con mắt khách quan của họ sẽ giúp bạn nhìn thấy những gì bạn có thể đã bỏ lỡ hoặc đã tránh nhìn trong một thời gian dài.
ActionCOACH® đã giúp đỡ các doanh nghiệp trong hơn 25 năm và tập trung khách hàng vào việc triển khai các hệ thống và quy trình hợp lý và dễ áp dụng để phát triển doanh nghiệp của họ. Không giống như những chuyên gia tư vấn đắt tiền cung cấp cho bạn danh sách những gì bạn đang làm sai, ActionCOACH sẽ giúp bạn tạo ra những thay đổi thực sự trong công việc kinh doanh lâu dài và mang tính chuyển đổi. Chúng tôi có hơn 1.000 trên toàn cầu và ở gần 70 quốc gia. Để tìm hiểu thêm về ActionCOACH hoặc để lên lịch một Buổi huấn luyện viên miễn phí với Coach Thu Ngô.
