Kaizen là gì?

Nội dung

Chủ đề Hiệu suất là “đúng tủ” của tôi rồi. Hơn 20 năm làm Chuyên gia chiến lược của Vietnam Airlines, rồi 4 năm làm Coach, công việc của tôi chủ yếu liên quan đến tái cấu trúc, chiến lược, hiệu quả, hiệu suất. Ở đây tôi sẽ chia sẻ với các bạn khái niệm đúng về Hiệu suất, vì sao cần Hiệu suất và làm thế nào để có hiệu suất cao trong Doanh nghiệp của mình.

Doanh nghiệp của bạn có gặp những vấn đề này?

Tốc độ tăng trưởng đội ngũ ≥ tốc độ tăng doanh thu?
Tốc độ tăng doanh thu ≥ tốc độ tăng lợi nhuận ?
Chất lượng dịch vụ không tăng tương xứng với chi phí bỏ ra?
Chi phí ngày một tăng, mà giá bán không thể tăng?
Đội ngũ nhầm tưởng hiệu suất là trách nhiệm của Chủ doanh nghiệp?
Chủ Doanh nghiệp thì lại nghĩ hiệu suất là việc của nhân viên?
Mọi người nghĩ quản trị Hiệu suất là một nhiệm vụ hành chính?

Các bạn đã từng thử những cách gì để tăng hiệu suất hoạt động doanh nghiệp? Và nó hiệu quả như thế nào?

Một ví dụ về Hiệu suất

Tôi có một ví dụ mô tả rõ nghĩa nhất từ hiệu suất, đó là dự án chuyển đổi cấu hình ghế của đội tàu bay A321 của Vietnam Airlines mà tôi chủ trì.

Trước đó tàu bay A321 của VNA có 184 ghế, sau khi nghiên cứu nhu cầu, cắt bớt ghế hạng Business, thay ghế hạng Economy bằng dòng ghế nhẹ, mỏng (Slim), và sắp xếp lại cấu hình, tàu bay tăng thêm được 10,4% số ghế, (ghế hạng Y tăng thêm 16%).

Cùng một quãng đường bay, số lượng phi công, tiếp viên, xăng dầu, phí cất hạ cánh như nhau, chỉ phải đầu tư thay đổi ghế Slim Economy và một khoản phí suất ăn đồ uống tăng thêm. Nhờ vậy hiệu quả khai thác tàu bay tăng thêm hàng triệu USD/tàu/năm.

Như vậy, muốn gia tăng lợi nhuận, mà chưa phải đầu tư nhiều, thì việc tối ưu hiệu suất là một chiến lược thông minh.

Hiệu suất là gì? Hiệu quả là gì?

Hiệu quả là LÀM ĐÚNG VIỆC để đạt được mục tiêu của mình.

Hiệu quả = % Kết quả đạt được/ Mục tiêu.

Hiệu quả trả lời câu hỏi WHY, VÌ SAO LÀM VIỆC NÀY? Câu hỏi này trả lời đúng sẽ tìm ra các CHIẾN LƯỢC cho Doanh nghiệp.

Hiệu suất là LÀM ĐÚNG CÁCH, phương pháp.

Hiệu suất = Kết quả đạt được/chi phí

Hiệu suất trả lời câu hỏi HOW? LÀM VIỆC NÀY NHƯ THẾ NÀO? để đạt HIỆU QUẢ MỤC TIÊU với THỜI GIAN NGẮN NHẤT, và CHI PHÍ TỐI ƯU NHẤT?”

Không thể làm một việc có hiệu suất cao, mà không mang lại hiệu quả, làm như vậy thì hiệu suất cao cũng không để làm gì. Như vậy, trước khi làm một việc gì liên quan đến Hiệu suất, đều phải bắt đầu bằng Hiệu quả.

Vì vậy có một từ rất hay, bao gồm ý nghĩa của cả 2 từ này đó là từ NĂNG SUẤT, là hàm số của HIỆU SUẤT và HIỆU QUẢ.

HIỆU QUẢ * HIỆU SUẤT = NĂNG SUẤT

Có thể cải thiện HIỆU SUẤT ở lĩnh vực hoạt động nào của doanh nghiệp?

Hiệu suất có thể cải thiện ở bất kỳ lĩnh vực nào trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ xác định tầm nhìn xa để đi cho thẳng, từ mô hình kinh doanh đúng: chọn thị trường mục tiêu đúng, chọn đúng sản phẩm dịch vụ, kênh bán, công cụ marketing, chuỗi giá trị (R&D, thương hiệu, linh kiện, sản xuất, phân bối, marketing, bán hàng…), cơ cấu chi phí (chi phí thấp hay chi phí dịch vụ đầy đủ…), doanh thu (thuần, doanh thu bổ trợ…), đối tác, nguồn lực, hiệu suất sử dụng thời gian, gia tăng lợi nhuận, hiệu suất lao động, …. Hợp nhất đội nhóm.

ActionCOACH có lộ trình 6 BƯỚC với kế hoạch chi tiết để Xây dựng doanh nghiệp Hiệu quả với Hiệu suất cao. Nếu bạn quan tâm, hãy đặt lịch làm việc 1h với tôi.

Cải thiện Hiệu suất theo cách thức như thế nào?

Tư duy của ActionCOACH là đừng mong 1 sự cải thiện 100%, mà hãy kỳ vọng 100 sự thay đổi 1%. Và rất tình cờ, lại trùng khớp với triết lý KAIZEN của người Nhật. Kai nghĩa là sự thay đổi, và Zen có nghĩa là tốt. Kaizen là 1 quá trình cải tiến không ngừng, là một triết lý đưa nước Nhật từ tro tàn của chiến tranh thế giới thứ 2 trở nên hùng cường như ngày hôm nay.

Kaizen là những sự thay đổi rất nhỏ, nó làm mọi người bớt ngần ngại khi thực hiện sự thay đổi. Với triết lý Kaizen, người Nhật thường nói, sau 1 tuần bạn đã gặp một con người khác, không phải con người cũ nữa.

Hướng tiếp cận hiệu suất của Kaizen

Có 2 cách tiếp cận tăng hiệu suất,

1. Tiếp cận về Số lượng
2. Tiếp cận về Chất lượng.

Kaizen đi theo hướng tiếp cận về chất lượng, thông qua việc GIẢM LÃNG PHÍ và ĐƠN GIẢN HÓA.

Để có nhiều hiệu quả hơn trong kinh doanh, cách thứ 1 là tăng giá, tăng giá có thể giúp tỷ suất lợi nhuận tăng cao, và theo đường cung cầu, có thể khiến số lượng khách hàng giảm, và chúng ta chọn lọc khách hàng.

Trong khi cách 2 giữ nguyên giá, nhưng giảm các khoản chi phí lãng phí để tăng lợi nhuận. Chi phí tiết kiệm đến đâu, tiền đi vào lợi nhuận đến đó. Và cũng không ảnh hưởng đến cung cầu.

Công thức của Kaizen

Kaizen là một quá trình cải tiến liên tục, theo công thức 4 bước PDCA

Plan: Kế hoạch

Do: Thực hiện

Check: Kiểm tra

Act: Điều chỉnh

Kaizen xong rồi tiêu chuẩn hóa, xong lại tiếp tục Kaizen ở cấp độ cao hơn rồi tiêu chuẩn hóa.

Tiêu chí chọn lọc để Kaizen

Đầu tiên, văn hóa Kaizen là ghi nhận tất cả các sáng kiến Kaizen, mọi người được tạo dựng môi trường cởi mở, đóng góp và đón nhận sáng kiến.

Tiếp sau đó sẽ được các phòng ban của Doanh nghiệp đánh giá thông qua 3 tiêu chí, hay còn gọi là phễu lọc. Ý tưởng nào trả lời YES cả 3 câu hỏi sẽ lần lượt đưa vào Kaizen

(1) Ý tưởng có giảm lãng phí, nâng cao chất lượng hay tăng cao mức an toàn?

(2) Nó có giải quyết nguyên nhân gốc không?

(3) Nó có thể chuẩn hóa không?

3 Nguyên nhân gây ra hiệu suất thấp

(1) Khối lượng công việc không đều, lúc nhiều lúc ít

(2) Công việc quá sức

(3) Công việc không cần thiết, không gia tăng giá trị

Lấy ví dụ hiệu suất của 1 xe tải chở 3 tấn là tối ưu

Công việc quá sức

Xe tải 3 tấn mà chở thành 6 tấn là bị quá tải. Điều này chưa chắc đã tốt vì xe có thể nhanh hỏng hơn, chi phí sửa chữa nhiều hơn lợi ích của việc chở thêm hàng mang lại.

Khối lượng công việc không đều, lúc nhiều lúc ít

Lúc xe chở 4 tấn, lúc chở 2 tấn. Không được tối ưu về nguồn lực, lúc quá tải, lúc thiếu tải. Các Doanh nghiệp dùng nhân sự có giai đoạn cao điểm cần nhiều nhân lực, lúc thấp điểm thừa nhân lực rất lãng phí.

Công việc lãng phí, không gia tăng giá trị

Xe 3 tấn chở 2 tấn, không đủ tải, các chuyến vận chuyển có thể lỗ.

8 loại lãng phí trong doanh nghiệp

Over production – Làm thừa: Dư thừa so với nhu cầu tiêu thụ của khách hàng.

Waiting – Chờ đợi: các bộ phận trong doanh nghiệp chờ nhau, khiến tổng thời gian (elapse time) tăng lên.

Motion – Di chuyển, hành động thừa không gia tăng giá trị:

Transportation – Vận chuyển: phí vận chuyển tăng

Inventory – Tồn kho: Tồn kho nhiều ảnh hưởng dòng tiền, phải vay ngân hàng, phí lưu kho…

Rework – Làm lại những việc đã làm

Over Processing Làm nhiều giá trị mà khách hàng không cần

Itellect – Không tối ưu năng lực nhân sự

Doanh nghiệp của bạn đang bị những lãng phí nào? Nhận biết được vấn đề là đã giải quyết 1/2 vấn đề rồi.

Kaizen Hiệu suất là trách nhiệm của ai?

Kaizen Hiệu suất phải là trách nhiệm của mỗi người trong Doanh nghiệp. Tất nhiên thời gian phân bổ và chú tâm thì Chủ Doanh nghiệp và Quản lý cấp trung sẽ quan tâm nhiều hơn, rồi đến trưởng nhóm và nhân viên.

Để triển khai thành công Kaizen trong doanh nghiệp thì cấp độ cao nhất phải biến Kaizen thành thói quen, thành văn hóa.