KPI nhé, đừng nhầm lẫn với KRI (P1)

Không biết doanh nghiệp các bạn làm KPI như thế nào, chứ hồi làm bộ KPI cho VNA, qua các đơn vị, lên đến Ban Giám đốc rồi Hội đồng quản trị, bộ KPI tổng của VNA phình to đến 120 chỉ tiêu, cuối cùng khi in bảng KPI cho CEO gồm 40 chỉ số in vào trang A3, chữ bé hơn con kiến, đến CEO cũng ngán không đọc nổi. Vậy nên tôi chia sẻ lại một số kinh nghiệm cho các anh chị đang xây dựng Hệ thống doanh nghiệp.

Cần phân biệt KPI và KRI

Rất nhiều DN hay nhầm lẫn giữa 2 khái niệm này,

KRI = Key Result Indicator, là chỉ số kết quả công việc, thường cuối tháng mới có kết quả, khi đó là sự đã rồi, không cải thiện được gì thêm.

KPI = Key Performance Indicator, là chỉ số trọng yếu đo lường thường xuyên, giúp doanh nghiệp theo dõi, nâng cao, cải tiến công việc trong suốt quá trình hoạt động. Cải thiện KPI sẽ giúp có KRI tốt hơn.

7 đặc điểm của KPI

1️⃣️️️️️️️️ KPI không phải là các chỉ số tài chính (không đo bằng tiền)

2️⃣ KPI được đo thường xuyên (realtime, hàng giờ hoặc hàng ngày)

3️⃣ KPI phải được giám sát bởi CEO và đội ngũ quản lý cấp cao

4️⃣ Tất cả nhân viên phải hiểu cách thức đo lường và giải pháp cải thiện KPI

5️⃣ KPI có gắn trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc từng đội nhóm cụ thể

6️⃣ KPI là yếu tố tác động đến các thành công trọng yếu của DN

7️⃣ KPI có ảnh hưởng tích cực đến ít nhất là 2 khía cạnh trở lên trên 6 yếu tố của Balance Score Card: (1) tài chính, (2) khách hàng, (3) ảnh hưởng đến môi trường – cộng đồng, (4) nội bộ, (5) nhân viên, (6) học hỏi và phát triển.

Ví dụ: 1 trong KPI quan trọng của VNA là chỉ số đúng giờ, chỉ số đúng giờ tăng sẽ giúp ➡️chỉ số hài lòng của khách hàng tăng ➡️ thu hút khách hàng doanh thu cao ➡️ hiệu quả khai thác cao hơn.

5 khuyến nghị khi xây dựng KPI

✅ Hãy bóc các lớp KRI bên ngoài, đào sâu để tìm ra PI

Hãy đào đến tận cùng các PI để tìm nhân tố ảnh hưởng cốt lõi để tìm ra KPI

✅ Luật 10/80/10: trong 1 DN nên có tối đa 10 KRI/80 PI/10KPI, không nên hơn số này.

✅ Nếu DN mẹ có nhiều DN con phụ trách nhiều mảng, có thể lấy PI của DN mẹ làm KPI cho DN con, để qui trách nhiệm đến đội nhóm nhỏ nhất.

✅ Mỗi DN, mỗi giai đoạn sẽ có những KPI khác nhau, ví dụ một cty gặp vấn đề nợ của KH, nên tập trung vào KPI: “giảm tuổi nợ”, khi vấn đề nợ được giải quyết thì lại tập trung sang KPI khác.

✅ KPI cần có tính khả thi, và cải thiện dần dần, không thể đặt ngay một mục tiêu KPI quá xa vời và khó đạt trong thực tế.